In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Privacybeleid Atletiekvereniging ’t Jasper Sport

’t Jasper Sport is een onafhankelijke atletiekvereniging zonder winstoogmerk van en voor leden. Via een aanmeldingsformulier verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken wij daarbij samen met andere organisaties of instanties.

Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:

• Duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring.
• Het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist.
• Jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.
• Wanneer wij jouw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen om er o.a. voor te zorgen deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
• Passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken.
• Jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Gebruik van persoonsgegevens van leden

Bij het gebruik van het lidmaatschap en diensten laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij verwerken onderstaande gegevens.

Persoonsgegevens:

• Achternaam
• Tussenvoegsel
• Roepnaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adres + huisnummer + toevoeging
• Postcode
• Woonplaats
• Telefoonnummer, vast en/of mobiel
• Ingangsdatum lidmaatschap
• Categorie (welke sport)
• E-mailadres
• IBAN-rekeningnummer
• Tenaamstelling IBAN
• Datum aanmelding
• Handtekening

Als afgeleide van de hierboven gevraagde gegevens worden in de ledenadministratie de volgende extra gegevens vastgelegd:

• Voorletter (afgeleide van de roepnaam)
• Externe code (Bondsnummer van de Atletiekunie)
• Nationaliteit (Standaard Nederlands)
• Geboorteland (Standaard Nederland)
• Woonland (Standaard Nederland)
• Verenigingsfunctie
• Bic code van de IBAN
• Betaalwijze
• Betaalperiode
• Machtiging incasso
• Lidnummer (Volgnummer van de aanmelding)

Doeleinden:

Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

• Om je inschrijving voor ons lidmaatschap te verwerken.
• Om met jou te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en/of post, of via de telefoon.
• Om jou gepersonaliseerde nieuwsbrieven te versturen.
• Om jouw vragen te beantwoorden of jouw klachten te behandelen via social media, e-mail, per post of telefonisch.
• Om je verplichtingen als gevolg van het lidmaatschap uit te kunnen voeren, zoals bv. contributie-inning.
• Om je te informeren via het informatieboekje over wie, wat, wanneer doet ten behoeve van de vereniging en haar leden.
• Om je te informeren via de eigen website over wie, wat, wanneer doet ten behoeve van de vereniging en haar leden.
• Om je te informeren omtrent aanvangstijden, locatie en dergelijke van trainingen, wedstrijden en overige activiteiten.
• Om overige voor een (atletiek)vereniging gebruikelijke activiteiten te kunnen uitvoeren.

Gebruik van persoonsgegevens van sponsoren

Bij het afsluiten van een sponsorovereenkomst laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij verwerken onderstaande gegevens.

Persoonsgegevens:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adres + huisnummer + toevoeging
• Postcode
• Woonplaats
• Bedrijfs- of organisatienaam
• Adres + huisnummer + toevoeging
• Postcode
• Woonplaats
• Zakelijk telefoonnummer, vast en/of mobiel
• Zakelijk e-mailadres
• Zakelijk IBAN-rekeningnummer
• Websiteadres

Doeleinden:

Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

• Om de afgesloten sponsorovereenkomst te verwerken.
• Om met je te communiceren door middel van het verzenden van elektronische of gewone post, of via de telefoon.
• Om de verplichtingen voortvloeiende uit de afgesloten sponsorovereenkomst uit te kunnen voeren.

Gebruik van persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen

Waar in deze verklaring wordt gesproken over evenementen, worden ook wedstrijden, (leden)bijeenkomsten en overige activiteiten bedoeld.

Bij deelname aan evenementen worden gegevens vastgelegd. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij verwerken mogelijk onderstaande gegevens. Afhankelijk van het evenement worden niet alle genoemde persoonsgegevens vastgelegd.

Persoonsgegevens:

• Achternaam
• Tussenvoegsel
• Roepnaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adres + huisnummer + toevoeging
• Postcode
• Woonplaats
• Telefoonnummer, vast en/of mobiel
• E-mailadres
• IBAN-rekeningnummer
• Bondsnummer van de Atletiekunie (Licentienummer)

Doeleinden:

Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

• Om je deelname aan het evenement te regelen.
• Om je te informeren over het evenement.
• Om je verplichtingen als gevolg van de inschrijving voor het evenement uit te kunnen voeren, zoals betaling van het inschrijfgeld.

Verstrekking aan derden

Wij geven de door jou verstrekte gegevens niet door aan derde partijen, tenzij dat noodzakelijk is voor de uitoefening van het lidmaatschap of de vervulling van een aangevraagde dienst.

Zo maken wij gebruik van een derde partij en/of programmatuur voor:

• Het verzorgen van de ledenadministratie in SportLink.
• Het verzorgen van de financiële administratie in SportLink.
• Het beheren van de website.

Wij geven jouw gegevens door aan een andere vereniging als je wordt ingeschreven voor een wedstrijd bij die andere vereniging.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is.

Beveiligen en bewaren

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dat wil zeggen dat wij de gegevens bewaren zolang dat nodig is om de door jou gevraagde dienst te leveren. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht.

Concreet betekent dit dat wij de opgeslagen gegevens gedurende de volgende periode bewaren:

• Van leden

1. oGedurende de periode van het lidmaatschap.
2. oDaarna nog maximaal 7 jaar in de financiële administratie.
3. oTot de datum van overlijden van het oud-lid en/of het intrekken van de toestemming door het oud-lid, in het oud-ledenbestand. Dit bestand wordt gebruikt voor bv. statistieken, reünies, jubilea of andere bijzondere gebeurtenissen.

• Van sponsoren

1. oGedurende de looptijd van de sponsorovereenkomst.
2. oDaarna nog maximaal 7 jaar in de financiële administratie.

• Van deelnemers aan evenementen

1. oGedurende de periode van de deelname aan het evenement.

Website

Op de eigen website vermelden we de noodzakelijke gegevens van wie, wat, wanneer doet ten behoeve van de vereniging en haar leden.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van die website, voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.

Foto’s

We maken je er op attent dat voor, tijdens en na evenementen die door AV ’t Jasper Sport worden georganiseerd, foto’s kunnen worden gemaakt. Tevens kunnen deze foto’s worden gepubliceerd op en in de media, waaronder de website van AV ’t Jasper Sport en de nieuwsbrief.

Indien je niet wilt dat foto’s van jou en/of je kinderen (< 16 jaar) worden gemaakt en/of gepubliceerd, dan dien je dit kenbaar te maken aan de aanwezige fotografen.

AV ’t Jasper Sport draagt geen enkele verantwoordelijkheid als op wat voor wijze toch foto’s zijn gemaakt en/of gepubliceerd waarop jij en/of je kinderen (< 16 jaar) staan afgebeeld.

Minderjarigen

Van minderjarigen is op het aanmeldingsformulier de handtekening van een van de ouders of van de wettelijke vertegenwoordiger vereist.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website en in de nieuwsbrief worden gepubliceerd. Jouw gegevens gebruiken wij niet zonder toestemming voor andere doeleinden.

Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inzage en wijzigen van jouw gegevens

Als je je gegevens wilt inzien en/of wijzingen kun je contact opnemen met de secretaris van ’t Jasper Sport via:

Om misbruik te voorkomen vragen wij je, bij een schriftelijk verzoek tot inzage, je te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet hierbij niet om op de kopie jouw BSN én jouw pasfoto af te schermen.

Je kunt hier bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app voor gebruiken.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy-toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Inwerkingtreding

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 24 juni 2020 en vervangt de versie van 2 juli 2018.

Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via de contactgegevens zoals vermeld bij “Inzage en wijzigen van jouw gegevens”.

Gewijzigd – Toegevoegd – Verwijderd in deze versie

De alinea over het informatieboekje is uit deze versie verwijderd omdat het informatieboekje niet meer bestaat.